十五个经典问题 让你成为ppt高手

更新时间:2014-02-19      作者:      人气:3
  问题一、如何对齐多个对象
  问题二、如何复制幻灯片
  问题三、如何插入公式
  问题四、如何带走自己的字体
  问题五、如何将演示文稿保存为图片
  问题六、如何存出文稿中的图片
  问题七、如何将演示文稿转换为WORD文档
  问题八、如何将演示文稿保存为自动播放的文件
  问题九、如何压缩演示文稿的容量
  问题十、如何将表格插入到幻灯片中
  问题十一、如何加密演示文稿
  问题十二、如何使播放窗口可以随意调节
  问题十三、如何让Flash动画在演示文稿中顺利播放
  问题十四、如何抢救丢失的文稿
  问题十五、为什么我的VBA不能运行
  PowerPoint常见问题及对策(1)
  问题一、如何对齐多个对象
  我们在一张幻灯片中,常常要插入多个对象(如图片、图形、文本框等),如何让它们排列得整整齐齐呢?
  解决方法:在PPT2002中,先执行“视图→工具栏→绘图”命令,展开“绘图”工具栏(参见图一),然后同时选中多个需要对齐的对象(参见图一),按“绘图”工具栏上“绘图(R)”按钮,在随后弹出一快捷菜单(参见图一)中,展开“对齐或分布”级联菜单,选中其中一种对齐方式(如“右对齐”)即可。
  小技巧:①用此种方法设置的对齐方式,其实是多个对象向其中一个对象“看齐”,如上例中,我们选定了“右对齐”选项后,其余三个对象即刻向“最右边”一个对象(“文本框”)“看齐”了(如图二)。
  ②按住鼠标左键,在幻灯片中多个对象外围拖拉出一个虚线框,即可同时选中虚线框所包围的对象。
  ③按住Shift键,然后用鼠标分别点击对象,也可以同时选中被点击的多个对象(这些对象可以不是连续的)。
  问题二、如何复制幻灯片
  有时候,我们需要借用已经制作好的一篇演示文稿中的某一张(或多张)幻灯片,我们如何将其复制过来呢?
  解决方法:打开已经制作好的演示文稿,在右边的大纲区中,选中需要借用的幻灯片,执行“复制”操作,然后切换到当前演示文稿中,右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选择“粘贴”选项(或直接按“常用”工具栏上的“粘贴”按钮)即可。
  小技巧:
  ①在复制幻灯片时,原演示文稿所使用的“母板”不被复制过来,而是使用了当前演示的“母板”。
  ②按住Shift键,在大纲区中的幻灯片上拖拉,即可同时选中多张连续的幻灯片;按住Ctrl键,在大纲区中的幻灯片上分别点击,即可同时选中多张不连续的幻灯片。
  问题三、如何插入公式
  老师在编辑教学幻灯片时,常常需要插入一些公式,怎么办呢?
  解决方法:在需要插入公式的幻灯片中,执行“插入→对象”命令,打开“插入对象”对话框,在“对象类型”下面选中“Microsoft公式3.0”选项,“确定”进入公式编辑状态,利用展开的“公式”工具栏(如图三)上的相应“公式模板”按钮,即可编辑制作出所需要的公式来(参见图四)。制作完成后,在“公式编辑器”窗口中,执行“文件→退出并返回到演示文稿”命令即可。
  小技巧:
  ①由于“公式编辑器”不是默认的安装组件,请利用Office2002安装盘,通过系统“控制面板”上的“添加/删除程序”功能,进行安装。
  ②如果进入公式编辑状态后,“公式”工具栏没有展开,执行一下“视图→工具栏”命令就行了。
  ③插入的公式,实际上是一个内嵌的图片,默认情况下比较小,影响演示效果,需要将其调整、定位一下。
  问题四、如何带走自己的字体
  我们通常有这样的担心,在一台电脑上制作好的演示文稿,复制到另一台电脑上播放时,可能由于两台电脑安装的字体不同,影响到演示文稿的播放效果。那么,能不能将自己设置的字体一并带走呢?
  解决方法:如果你所设置的是“TrueType字体”,那么完全可以将其一并带走:执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框(如图五),切换到“保存”标签下,选中其中的“嵌入TrueType字体”选项,确定返回,然后再保存(或另存)相应的演示文稿即可。
  小技巧:
  ①为了减少演示文稿的容量,在选中“嵌入TrueType字体”选项后,再选定下面的“内嵌入所用字符”选项。
  ②此设置只对当前演示文稿有效,如果打开了一个新的演示文稿,且需要带走其中的字体,需要重复上面的操作。
  ③我们可以通过字体文件的扩展名来识别“TrueType字体”(扩展名是ttf)。
  问题五、如何将演示文稿保存为图片
  对于一些没有设置动画的演示文稿来说,如果能将其保存为一幅幅的图片,这样,即使没有安装PPT2002或播放器,我们也可以利用一些图片浏览器来欣赏他们。那么,如何将其保存为图片呢?
  解决方法:启动PPT2002,打开相应的演示文稿,执行“文件另存为”命令,打开“另存为”对话框,按“保存类型”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选定一种图形类型(参见图六),再取名保存。此时,系统会弹出一个如图七所示的对话框,根据需要,单击其中后个按钮即可。
  小技巧:
  ①同一演示文稿保存为不同格式的图形文件,“gif”格式容量最小,“wmf”格式容量最大。
  ②在进行保存时所取的名称,其实不是图形文件名称,而是用来保存图形文件的文件夹名称,图形文件是“幻灯片1.GIF、幻灯片2.GIF……”。
  PowerPoint常见问题及对策(2)
  问题六、如何存出文稿中的图片
  有时,我们在欣赏某篇演示文稿时,发现其中的一些图片非常精美,想保存下来,供以后自己制作演示文稿时使用,又该怎么办呢?
  解决方法:右击需要保存的图片,在随后弹出的快捷菜单中,选“另存为图片”选项,打开“另存为图片”对话框,取名保存即可。
  小技巧:如果想将整个文稿中的图片都分别保存下来,可以这样操作:打开演示文稿,执行“文件→另存为Web页”命令,打开“另存为”对话框(如图八),取名(如“片头片尾”)保存。系统会将幻灯片中的所有图片一一分开,保存在上述Web页所在的文件夹中的一个名称如“片头片尾.files”的子文件夹中(图片通常保存为jpg和png格式各一份)。
  问题七、如何将演示文稿转换为WORD文档
  如果将想演示文稿转换为Word文档,该如何操作呢?
  解决方法:启动PPT2002,打开需要转换的演示文稿,执行“文件发送MicrosoftWord”命令,打开“发送到MicrosoftWord”对话框(如图九),设置好相应的选项后,按下“确定”按钮。此时,系统会启动Word,并新建一个文件,保存演示文稿的内容,保存一下相应的文件就行了。
  小技巧:其实,转换到Word文档中的演示文稿内容,并不是普通的文本和图片,而只是将一张张幻灯片作为图片插入在Word文档中了。
  问题八、如何将演示文稿保存为自动播放的文件
  对于一些电脑菜鸟们来说,让其启动PPT2002,打开相应的演示文稿,再播放出来,往往或出现差错。有没有好的办法解决呢?
  解决方法:启动PPT2002,打开相应的演示文稿,执行“文件→另存为”命令,打开“另存为”对话框,按“保存类型”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选中“PowerPoint放映(*.pps)”选项,再取名保存。以后,使用者只要双击这个文件,即可直接进入播放状态,非常方便。
  问题九、如何压缩演示文稿的容量
  笔者曾将64张数码照片制作成一个演示文稿相册,发现其容量有49MB之多,移动和演示起来都非常不方便,能不能压缩一下呢?
  解决方法:启动PPT2002,打开相册文稿,执行“文件→另存为”命令,打开“另存为”对话框,按对话框右上方的“工具”按钮,在随后弹出的下拉菜单中,选择“压缩图片”选项,打开“压缩图片”对话框(如图十),选中“Web/屏幕”选项(其他选项按默认情况,参见图十),然后按“确定”按钮返回,再取名保存即可。
  经过上述压缩,笔者的那个49MB的相册,最后的容量只有了4.5MB了,压缩了90%以上哟!
  问题十、如何将表格插入到幻灯片中
  我们在制作演示文稿时,常常要用到表格。大家知道,表格我们通常是用Excel来制作的。那么,能不能将Excel制作好的表格插入到幻灯片中呢?
  解决方法:启动Excel2002,将表格编辑成适合在幻灯片中播放的大小,并去掉相应的网格线。
  再启动PPT2002,选定一张幻灯片,执行“插入→对象”命令,打开“插入对象”对话框(如图十一),选中其中的“根据文件创建”选项,然后通过“浏览”按钮选中需要插入的表格文件(参见图十一),按下“确定”按钮,表格即刻被插入到幻灯片中,调整一下大小就行了。
  PowerPoint常见问题及对策(3)
  问题十一、如何加密演示文稿
  如果编辑好的演示文稿不想让别人打开或修改,怎么办?
  解决办法:对演示文稿进行加密,这是PPT2002的一个新增功能。
  启动PPT2002,打开相应的演示文稿,然后选择下面两种方法中的一种,对其进行加密:
  1、执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,切换到“保存”标签下,设置好相应选项的密码(参见图十二),确定返回,然后再将文稿另存一下即可。
  2、执行“文件→另存为”命令,打开“另存为”对话框,按对话框右上方的“工具”按钮,在随后弹出的下拉菜单中,选择“安全选项”选项,打开“安全选项”对话框(如图十三),设置好相应选项的密码,“确定”返回,再取名保存即可。
  小技巧:①如果设置了“打开权限密码”,以后使用者要打开相应的演示文稿时,必须在如图十四所示的对话框中输入正确的密码,否则不能打开。
  如果设置了“修改权限密码”,以后使用者在打开相应的演示文稿时,如果在如图十五所示的对话框中输入正确的密码,不仅可以打开文稿,而且可以修改文稿,如果没有输入正确的密码,则可以通过按其中的“只读”按钮,将文稿打开播放,当不能对其进行修改。
  ②“打开权限密码”和“修改权限密码”可以设置一样,也可以设置得不一样。
  ③尽管我们说PPT2002与PPT2000制作的文稿是相互兼容的,但加密的PPT2002演示文稿,用PPT2000打开时,显示为乱码。
  问题十二、如何使播放窗口可以随意调节
  大家知道,通常情况下PPT是以全屏方式播放演示文稿的,此时如果想切换到另外一个窗口中进行某些操作,就必须将播放窗口最小化,非常不方便。如何解决这个问题呢?
  解决方法:启动PPT2002,打开需要播放的文稿,按住Alt键不放,再依次按“D、V”字母键,也可以进入播放状态,不过此时的播放窗口是可以随意调节的(参见图十六)
  问题十三、如何让Flash动画在演示文稿中顺利播放
  我们知道,通过“ShockwaveFlashObject”控件,可以将Flash动画插入到文稿中进行播放。但是,不知为何,当我们将文稿的保存位置移动后,插入的Flash动画就不能播放了。
  解决方法:将Flash动画和制作的演示文稿保存在同一文件夹中,同时在用“ShockwaveFlashObject”控件插入Flash动画时,将路径设置为相对路径。
  经过这样的设置以后,无论如何移动Flash的保存位置,Powerpointer均可正常播放插入的动画。
  注意:插入的Flash动画不支持打包功能,也不支持相应的演示文稿播放器。
  问题十四、如何抢救丢失的文稿
  我们在编辑文稿时,由于死机或停电,常常造成文稿的丢失,能不能抢救回来呢?
  解决方法:启动PPT2002,执行“工具→选项”命令,打开“选项”对话框,切换到“保存”标签下,选中“保存自动恢复信息”选项,并在后面的方框中设置一个时间(为了减少损失,建议时间设置的尽可能短一些,参见图十七),确定返回,然后正常编辑文稿。
  一旦出现死机或停电等意外情况后,当再次启动PPT2002时,系统会自动打开一个“文档恢复”工具栏,将丢失的文稿显示出来,选择其中需要的文稿,然后将其保存起来即可。
  注意:死机或停电前最后一段时间内编辑的内容无法恢复。
  问题十五、为什么我的VBA不能运行
  有时候我们用VBA制作互动式幻灯片时,发现设置的VBA代码完全正常,但在播放时却不能正常运行,不知何故?
  解决方法:这是由于将宏安全性设置过高引起的:启动PPT2002,执行“工具→宏→安全性”命令,打开“安全性”对话框(如图十九),在“安全级”标签,选中“低”选项,确定返回,VBA即可正常运行了。
  注意:如果没有特殊需要,最好不要将宏安全性设置为“低”,否则当有宏病毒时系统就无法提示。